Planificarea eficientă și gestionarea timpului sunt cheile succesului. Acest lucru este valabil atât la planificarea programelor de lucru pentru un singur angajat sau pentru o întreagă echipă: șoferi de livrare sau tehnicieni de lucru pe teren.
În orice caz, o planificare bine gândită vă permite să finalizați mai multe sarcini într-un timp mai scurt și cu mai puține resurse. Atunci când creați programe de livrare, trebuie să luați în considerare câțiva factori de bază: numărul de sarcini de lucru, termene limită de timp, durta necesar pentru îndeplinirea sarcinilor de lucru și resursele necesare (de exemplu, abilități, echipamente, instrumente).
Planificarea activității de teren pentru o singură persoană poate fi destul de ușoară, dar se complică atunci când trebuie să gestionații zeci sau chiar sute de angajați. Este deosebit de greu dacă aceștia sunt tehnicieni de lucru pe teren, aceasta este o provocare binecunoscută pentru companiile care angajează șoferi și echipe tehnice. Deci, cum puteți planifica eficient activitatea de teren?
Ce veți învăța din acest articol?
- Cum puteți planifica activitatea de teren?
- Ce trebuie să aveți în vedere atunci când planificați activitățile în teren?
- Care sunt instrumentele disponibile pentru programari?
- De ce să luați în considerare planificarea automatizată?
- Când și de ce ar trebui să luați în considerare soluțiile FSM?
Planificarea lucrărilor pas cu pas
Ce este planificarea muncii?
Planificarea oricărei lucrări este o provocare legată de organizarea unui anumit număr de sarcini în funcție de anumite criterii. Când creați un orar, trebuie să luați în considerare 3 factori de bază care influențează ordinea de finalizare a sarcinii:
Termenul limită pentru finalizarea fiecărei sarcini, de ex. termenul limită pentru remedierea unei întreruperi stabilit în contractul cu clientul. Adesea specifică o dată, dar și un interval de ore pentru finalizarea sarcinii, de ex. timpul stabilit pentru livrarea produselor către un magazin.
Timp necesar pentru îndeplinirea sarcinilor. În funcție de tipul sarcinii și de nivelul de dificultate, poate dura mai puțin sau mai mult timp, așa că este bine să faceți o estimare.
Resurse necesare pentru îndeplinirea sarcinilor. Unele sarcini necesită abilități speciale sau echipamente speciale pe care doar unii angajați le pot avea, de ex. permisiuni sau instrumente de prelevare de probe de sol.
Al patrulea factor pe care nu-l poți uita este prioritatea fiecărei sarcini. În funcție de tipul sarcinii, prioritatea poate fi legată de termenul limită – cu cât termenul limită este mai apropiat, cu atât prioritatea sarcinii este mai mare. De exemplu, acesta este cazul firmelor de curierat care oferă livrări în ziua următoare.
Dacă termenul limită nu este cel mai important criteriu, prioritatea trebuie stabilită suplimentar. De obicei, prioritate este sarcinilor care stau în calea îndeplinirii altor sarcini. De exemplu, remedierea unei întreruperi în operațiunile rețelei. Ordinea ulterioară a sarcinilor trebuie stabilită în funcție de propriile criterii.
Programari zilnice, săptămânale și pe termen lung. Obiective și priorități
Puteți face planuri pe termen scurt (pentru o zi), dar și pentru câteva zile, săptămâni și luni înainte. În cazul planificării atât pe termen scurt, cât și pe termen lung, partea cea mai importantă este definirea clară a obiectivelor și priorităților.
Obiectivele sunt definite pentru a avea o viziune precisă asupra a ceea ce trebuie făcut și de ce. De exemplu, un obiectiv ar putea fi rezolvarea rapidă a problemei clientului (remedierea unei întreruperi). Pe baza obiectivului principal, puteți determina ce sarcini vă vor apropia de îndeplinirea acestuia, prin urmare, care sarcini sunt prioritare.
Locațiile sarcinilor vă pot ajuta, de asemenea, să determinați prioritățile de lucru pe teren. Dacă un tehnician lucrează în apropierea unei locații cu o sarcină mai puțin urgentă, merită să luați în considerare finalizarea acesteia în această zonă. Acest lucru poate ajuta la evitarea conducerii și la economisirea timpului și a benzinei.
Planificarea lucrărilor neprevăzute și Regula 60/40
Când vă planificați sarcinile, trebuie să fiți puțin flexibil. Nici cel mai bun program nu va fi fezabil dacă nu includeți ceva timp pentru evenimente neașteptate, de ex. funcționarea defectuoasă a echipamentului, absența bruscă a angajatului sau o sarcină care durează mai mult decât estimat.
Dacă vă programeți 100% din timpul de lucru, puteți fi sigur că planul dvs. nu va fi realizat. O bună practică este să programați doar o parte din programul de lucru. Conform regulii 60/40, ar trebui să programați sarcini pentru 60% din timp și să păstrați un timp tampon de 40% pentru a face față evenimentelor neașteptate și sarcinilor ad-hoc, urgențe Nu puteți planifica evenimentele neașteptate, dar puteți fi sigur că evenimente neprevăzute se vor întâmpla, așa că ele se pot acomoda prin planificare.
Planificarea lucrarilor dispersate pe teren
Planificarea sarcinilor nu este ușoară. După cum am menționat anterior, trebuie să vă gândiți la mulți factori, cum ar fi: tipul sarcinii, timpul necesar pentru a finaliza fiecare sarcină, abilitățile și echipamentele necesare pentru a finaliza fiecare sarcină, termenele limită, prioritățile.
Faceți planuri pentru multe persoane și sarcini diferite și, în toate acestea, ar trebui să includeți și timp-tampon pentru orice evenimente neprevăzute.
Planificarea activităților pe teren face totul și mai complicat. Munca de teren necesită câțiva factori suplimentari.
- Condițiile actuale ale drumului și ale traficului – timpul de călătorie se modifică la diferite ore ale zilei și săptămânii. Există ore de vârf și, de asemenea, condiții meteorologice schimbătoare care influențează călătoria.
- Abilități și stil de conducere, precum și cât de familiar este șoferul cu traseul. Timpul de călătorie variază de la un angajat la altul.
Apoi sunt și situații neașteptate și întreruperi în program. Un accident rutier va afecta cu siguranță orele de condus și de sosire.
Pentru a limita timpul necesar pentru a ajunge la locul respectiv și impactul călătoriei asupra întregului program, ar trebui să grupați sarcinile după locațiile lor. În acest fel, o persoană poate îndeplini toate sarcinile într-o anumită zonă. Economisește atât timp, cât și combustibil, reducând amprenta de carbon.
Planificarea rutelor și sarcinilor care durează mai multe zile și etape pentru a fi finalizate
Planificarea unor lucrări de teren necesită programare complexă care se întinde pe mai mult de o zi lucrătoare. Un bun exemplu este transportul produselor pe distanțe lungi, de ex. în altă țară. Deci, în afară de distanță, timpul de condus și condițiile de trafic, trebuie să luați în considerare și pauzele șoferului și orele zilnice de lucru.
Instrumente de planificare a activităţilor de teren
Există multe instrumente care sprijină programarea activităţilor. În primul rând, sunt cele mai simple: lista de activităţi scrisă pe hârtie, post-it-uri pe o tablă Kanban fizică sau digitală. Apoi, există programe avansate și aplicații mobile pentru managementul sarcinilor și planificare. Acestea urmăresc progresul sarcinilor și timpii de finalizare, trimit notificări despre termenele limită și vă permit să atribuiți echipe de teren specifice unei sarcini etc.
Un mare avantaj al aplicațiilor este că oferă o opțiune pentru introducerea rapidă a modificărilor în sarcini. Acestea sunt actualizate imediat pentru toți angajații care sunt implicați direct sau indirect în îndeplinirea sarcinii.
Aplicațiile mobile de gestionare a sarcinilor și a forței de muncă de teren au un avantaj suplimentar. Ele oferă oricărui angajat din afara biroului (de exemplu, șofer, vânzător, tehnician) informații despre programul actualizat. Lucrătorii de teren cu o aplicație mobilă nu trebuie să se întoarcă la birou sau să contacteze pe nimeni pentru a afla ce sarcini așteaptă să fie finalizate. Acest lucru vă permite să optimizați timpul de lucru al angajaților – atât cei care lucrează pe teren, cât și planificatorii, dispecerii și personalul din call center.
Automatizarea rutei și programarea activităților
Chiar dacă utilizați multe metode și instrumente populare pentru planificarea sarcinilor, ar trebui să luați în considerare automatizarea suplimentară a acestui proces. Totul depinde de cât timp durează procesul de planificare și care sunt efectele acestuia.
Dacă planificarea necesită timp minim, până la câteva zeci de minute pe zi și planurile sunt realizate cu succes, metodele de mai sus sunt suficiente.
Cu toate acestea, pentru mulți oameni, activitatea de planificare necesită adesea cea mai mare parte a zilei de lucru. Știi asta dacă ești o persoană a cărei principală sarcină este să creeze programe sau dacă angajezi pe cineva în acest singur scop. În acest caz, ar trebui să vă gândiți să utilizați automatizarea și să obțineți sprijin de la instrumente moderne pentru planificarea activităților.
Sisteme Field Service Management (FSM), instrumente moderne pentru planificarea muncii de teren
Suport pentru planificare
Aplicațiile pentru planificarea rutelor și a activității de teren sunt sistemele Field Service Management (FSM). Acestea includ toți factorii necesari pentru o programare eficientă:
- distanță,
- loc,
- condiții de trafic,
- disponibilitatea angajaților,
- disponibilitatea echipamentelor,
- abilități necesare, priorități,
- termene limită,
- multi alți parametrii pe care îi puteți defini dvs.
Sistemele FSM folosesc algoritmi care pot analiza și calcula date din multe surse diferite de câteva ori mai rapid decât oamenii. Datorită acestui fapt, în doar câteva minute sistemele FSM pot crea programe optime pentru activitățile de teren ținând cont de parametrii menționați mai sus.
Folosind instrumente automate de planificare, obțineți mult mai multă flexibilitate atunci când vă confruntați cu schimbări neașteptate în planurile dumneavoastră. Tot ce aveți nevoie este să introduceți un nou parametru, iar planul va fi actualizat și optimizat automat în funcție de aceste schimbări.
Este deosebit de convenabil atunci când trebuie să luați în considerare un eveniment neplanificat cu prioritate ridicată, cum ar fi o întrerupere sau în cazul unei absențe bruște a unui angajat.
Algoritmul gestionează, de asemenea, o situație în care o sarcină este finalizată mai repede decât era planificat. Tehnicienii sau curierii au acces la o listă de sarcini actualizată pentru a se putea ocupa de alte lucrări din zonă. Acest lucru îmbunătățește considerabil eficiența muncii de teren.
Suport pentru monitorizarea sarcinilor
Planificarea eficientă este crucială pentru eficiența muncii de teren, dar pentru a vă asigura că metodele utilizate sunt adecvate, trebuie să monitorizați progresul și să verificați finalizarea planului. Este necesar să știți câte sarcini planificate au fost de fapt finalizate.
În această situație, puteți folosi și multe instrumente diferite, de la diagrame de bază pe hârtie sau în Excel, până la aplicații și sisteme complexe.
Sistemele avansate de planificare și management al serviciilor pe teren vă permit să monitorizați progresul sarcinii în timp real și, prin urmare, să controlați acest proces și să reacționați prompt la orice evenimente neprevăzute. Aceste sisteme generează, de asemenea, diferite tipuri de rapoarte care vă oferă perspective asupra muncii de teren.
Soluție modernă pentru o problemă cunoscută
Problemele de planificare nu sunt provocarea timpurilor moderne, așa cum au fost cu aproximativ secole în urmă. Ceea ce s-a schimbat în prezent sunt așteptările clienților față de calitatea serviciilor și timpul de finalizare. Toată lumea își dorește să facă cât mai multe în cel mai scurt timp, păstrând în același timp calitatea muncii și așteptările clienților la servicii rapide.
Răspunsul la această provocare sunt sistemele Field Service Management (FSM). Acestea sprijină planificarea și gestionarea muncii de teren. Datorită algoritmilor complecși, aceștia pot analiza cantități mari de date din diferite surse și pot lua în considerare mulți factori variabili în timp ce calculeaza planuri optime. Mai mult, în ciuda condițiilor în schimbare, algoritmii analizează datele și determină rutele în câteva minute.
Nicio persoană nu ar putea finaliza un astfel de proces, mai ales într-un timp scurt. Algoritmii sistemului FSM vă permit să planificați și să finalizați sute de sarcini în fiecare zi și să oferiți servicii precum livrarea 24 de ore. Datorită sistemelor FSM, timpul necesar pentru planificare poate fi dedicat îndeplinirii sarcinilor.
Cum să îmbunătățiți planificarea activității de teren în compania dvs.?
Doriți să aflați mai multe despre planificarea activității de teren folosind instrumente Field Service Management? Trimiteți-ne un mesaj – prin implementarea FSM la companii din diferite industrii (cum ar fi transportul sau comerțul cu amănuntul), știm ce soluție vă poate sprijini organizația.
